Kostenbesparing bereiken door lage kosten overhead

Wat te doen als indirecte kosten de winst van kernactiviteiten ondermijnen?

KOSTENBESPARING

Waarom kosten besparen?

In elke onderneming, groot of klein, vormen de kosten voor de zogenaamde niet-kernactiviteiten (ook wel genoemd indirecte kosten of ‘kantoorkosten’) een relatief hoge post, die bovendien moeilijk lijkt te beheersen. Met kosten van de niet kernactiviteiten worden hier bedoeld: overheadkosten, facilitaire kosten en vermogenskosten. Dit soort kosten gehoorzamen een bijzondere “wet”: ze hebben namelijk van nature een ingebouwde neiging tot overontwikkeling. Lees ook het artikel: Balans vinden tussen directe en indirecte kosten.
Indien niet constant bewaakt en beheerst blijven ze onmerkbaar, maar heel gestaag, voortwoekeren tot op een kwade dag blijkt dat de marge hierdoor geheel blijkt te zijn “weggegeten”. Of nog erger dan dat: er wordt verlies geleden.

Overhead, facilitair, indirecte kosten, management kosten…

In goede oude tijden waren de marges op de producten c.q. diensten meer dan voldoende toereikend om die kosten te kunnen dragen. Nu echter de marges op allerlei manieren onder druk komen, dienen met name deze overhead- en soortgelijke kosten kritisch onder de loep te worden genomen teneinde de marges weer op redelijk peil te krijgen.

Dat lukt niet door met een kaasschaaf van alle kosten een plakje van 5% af te slijpen. En een botte bijl is al helemaal ongeschikt voor dergelijke fijnmazige, vaak ongrijpbare activiteiten. Deze kosten zijn alleen te reduceren met de precisie van het chirurgisch mes: nauwkeurig en voldoende diep, maar zonder de vitale delen van de onderneming te beschadigen.

Kostenreductie in bedrijf van 20% mogelijk?

En resultaat is alleen te bereiken door in te zetten op een substantiële kostenreductie van 20% (of meer). De lat moet hoog gelegd worden om daarmee te voorkomen dat het proces uiteindelijk toch weer afglijdt naar een (politiek gekleurd) kaasschaaf-spel. Gaan voor 20% kostenreductie is dan ook het doel dat met de hieronder beschreven aanpak gerealiseerd moet worden.

Wanneer reductie of besparen op indirecte kosten?

Er zijn een aantal factoren die een signaal kunnen zijn dat het noodzakelijk wordt om een kostenreductieprogramma op te zetten. Die factoren zijn:

Vergroten van innovatief vermogen;
Grote technologische veranderingen (bijv. op ICT gebied);
Fundamentele veranderingen in economische groei;
Ontoereikende systematische evaluatie-methodes;
Oen duidelijke toename van de omvang van overheadkosten;
Scherpe daling van groei of winstgevendheid (thans actueel).

Draagvlak bij management en personeel noodzaak

Het bereiken van een substantiële reductie van de overheadkosten is geen vrijblijvende exercitie. Het grijpt op een aantal plaatsen vrij diep op de organisatie in en betekent in een aantal gevallen dat pijnlijke maatregelen en beslissingen onvermijdelijk zijn. Dat betekent voor de directie dat gewerkt moet worden aan het verkrijgen van een draagvlak in de organisatie om later mogelijk vergaande maatregelen te kunnen nemen. Dat draagvlak is alleen te verkrijgen indien de noodzaak voor een dergelijke kostenreductie duidelijk kan worden aangetoond en uitgelegd. De Ondernemingsraad (indien aanwezig) dient hierbij te worden betrokken.

De afdelingsmanagers spelen in het proces van kostenreductie een centrale rol. Zij dienen ten nauwste bij de voorbereiding én bij de implementatie te worden betrokken. Ook bij hen dient draagvlak te worden verkregen teneinde uiteindelijk de noodzakelijke maatregelen in de praktijk te kunnen doorvoeren.

De geschiedenis herhaalt zich inderdaad. Maar het gaat telkens meer kosten.